La realidad es que como gestores tenemos que seguir Planificando al equipo, esta actividad es una de las responsabilidades más importante del líder porque es marcar el “rumbo” para que el esfuerzo, trabajo y dedicación de todos los compañeros no sea baldío y nos lleve al objetivo común.
Por lo tanto, esta es una tarea que no podemos eliminar de nuestra agenda, y menos aún en un estado de “teletrabajo” e “incertidumbre”, donde no podemos acudir a comentar por los pasillos, improvisar una reunión en el despacho, o preguntar si vemos alguna cara con mirada “perdida” en nuestros colaboradores.
Se trata, por tanto, de modificar el “cómo” planificamos y nos coordinamos, desarrollando una comunicación eficiente.
Comparto contigo (metagest@r) mi propuesta, fácil y eficaz para establecer unas Reuniones diarias de planificación, basadas en el sentido común de la #metagestión y el uso de sencillas herramientas. Estos son los pasos:
- ACUERDOS PREVIOS: Establece con tu equipo hacer una reunión de planificación diaria de 15 min (aprox.)., consensuado el horario con todos, procurando que sea a la misma hora cada día.
De esta forma generamos un hábito de mantener un momento en la agenda de conexión. Es aconsejable hacerla a primera hora de la mañana.
Consensuar igualmente el medio de comunicación factible para todos los miembros del equipo, no es tan importante el medio, como el que todos podamos conectarnos fácilmente.
- PREPARACIÓN: Antes de conectarnos, como líderes, preparemos el orden del día en el que sólo tendremos tres puntos a tratar:
1º: PROPÓSITO: Es labor del líder marcar la PRIORIDAD del día.
En estas circunstancias todo puede cambiar de un día para otro, de forma que cada día hay que establecer prioridades. Seguramente todas las personas de nuestro equipo saben las tareas que han de realizar, pero es muy importante que seamos nosotros los que establezcamos las que son URGENTES & IMPORTANTES. Así como asegurarnos que todo el equipo las entiende y entiende su grado de responsabilidad en las mismas.
Metodología: Lo primero es que tú, como líder, tengas claros los criterios de lo urgente y lo importante, para poderlo comunicarlos, y a partir de estos criterios poder confeccionar con tu equipo el panel de toma de decisión como el que se muestra en la figura (1). Tú puedes llevar preparadas las tareas que quieras resaltar, colocándolas en un posit (o escribir en la pizarra, o en un folio) las tareas en el cuadrante que consideres para compartirlo con el resto.
En función de los medios disponibles el panel se puede visualizar conjuntamente durante la reunión o se puede ir elaborando el líder puede ir elaborando el panel con las tareas de todos y hacer un documento al final y compartirlo
2º PROCESOS: Es labor del líder asegurarse que todo el personal dispone de la capacidad para ejecutar sus tareas, y proporcionar alternativas en caso de no poder o no saber llevar a cabo sus procesos en las circunstancias actuales.
Metodología: Prepara la tabla (figura 2) para la ronda de intervenciones de todos los miembros del equipo. Lo importante en esta reunión no es debatir las soluciones, sino tomar nota de las solicitudes, y verificar el estado de las soluciones definidas en días anteriores. El análisis de cada solicitud y propuesta de solución establecida se hará fuera de la reunión, entre las partes involucradas únicamente.
La tabla la cumplimenta el líder y la comparte cada día, con todo el equipo. Tener actualizado el estado de las solicitudes de días anteriores es prioritario para la reunión.
3º PERSONAS: Es labor del líder establecer el nivel de responsabilidad a cada persona, en este tipo de circunstancias el modelo de organización puede cambiar en cada momento, por ello es importante que se establezca y se comunique cada día el modelo actualizado.
Metodología: Confeccionar el mapa de roles por parte del líder para poder compartirlo con todo el equipo, se puede hacer con una simple tabla como la de la figura 3, lo importante es que todo el equipo sepa la cadena de comunicación adecuada para una toma de decisiones ágil.
- REUNIÓN: Una vez todo el equipo conectado, es importante que se mantenga la disciplina en los objetivos y metodología de la reunión, de forma que no se establezcan debates, o desviaciones sobre cada punto y consigamos que en poco tiempo (el exceso de tiempo de conexión hará que las personas desconecten su atención plena) se pueda compartir la información y decisiones.
Metodología: Establecer un dinamizador de la reunión, que siga paso a paso cada uno de los 3 puntos del orden del día, y que tenga la autorización de todos para mantener el foco en el objetivo de la reunión, quitando la palabra a quien se desvíe del tema. Es aconsejable que no sea el líder (puede ser la persona del equipo que el equipo reconozca más objetiva para esta función)
Los temas que se planteen y no sean objeto de esta reunión, el dinamizador los irá anotando para ser abordados en otro tipo de reuniones (que iremos abordando en otros post)
El que todo el equipo visualice en sus tres paneles el seguimiento de los 3 puntos del orden del día, favorece una visión compartida del equipo.
- DESPEDIDA: Es nuestra responsabilidad de líderes conocer y detectar el estado de cada persona del equipo, no sólo a nivel profesional, sino también a nivel personal, porque en circunstancias especiales no todas las personas reaccionamos de igual modo.
Metodología: El líder, que no ha estado dinamizando la reunión ha podido estar observando los matices de las intervenciones de los miembros del equipo, para detectar desmotivaciones, resistencias, miedos, estados emocionales preocupantes…
Todas estas apreciaciones las irá anotando para hacer llamadas individuales con cada una de estas personas y generar conversaciones que permitan detectar la veracidad de nuestras suposiciones. (la labor de coach por parte de los líderes es en estos momentos crucial)
Igualmente, el líder tendrá siempre la última palabra para los últimos minutos de la reunión para transmitir (en su estilo personal de siempre) un mensaje realista pero optimista del momento actual, convocando para la siguiente reunión.
El hábito en la práctica de estas reuniones nos irá haciendo más eficientes y poco a poco irá disminuyendo el tiempo que les dedicamos. Al principio habrá más temas y más preguntas, …poco a poco los paneles se irán actualizando a más velocidad y sincronía. Aunque al principio creas que es una “pérdida de tiempo”, confía en el método y se perseverante, el sólo hecho de conectar con el equipo cada día es ya de por sí una acción positiva.
Además el FOCO que conseguimos en todo el equipo será tan importante que nos permitirá estar todos alineados y actuar de forma ágil ante cualquier imprevisto. Vamos!!!